こんにちは。
愛され続けるお店つくりをサポートする税理士の酒井麻子です。
会社を運営していくなかで、会社の血液といえるくらい現金はとても重要です。
また、現金の動きは会社の財産の中でもとても多くなります。このため、現金がしっかり管理されていないと、ミスや横領・着服などの不正リスクが高まります。
税務調査においても、現金出納帳、領収書などの証憑書類、実査などを入念に調べることが想定されます。
管理が大変な現金ですが、ポイントをおさえてしっかり管理していきましょう。
現金管理３つのポイント
１．公私混同しない
基本的なことですが、個人の財布とお店のお金を一緒にしないことが重要です。
個人的な支出なのにお店のお金で払ったりしてはいけません。その逆もしかりです。
現金残高の把握だけなく、立て替えた金額の把握や領収書の管理、精算など手間が増えます。
また、問題外の話ですが、個人的支出を経費にしてしまうケースもあります。
２．社内ルールを決める
余計な現金残高を持たないように現金を必要最小限にしましょう。そのうえで経常的な支払いはお店の銀行口座から引き落とし、臨時に出費する高額のものは振り込むなど、現金で支払う範囲を明確にして、なるべく口座管理を行いましょう。
また、立替や仮払いの風習がある場合には精算に期日を作り、精算方法も都度ではなくルール化すると迷いがありません。
慣れるまで大変かもしれませんが、細かい部分をルール化することによって経理負担も減ります。
作業をシンプルにすることが管理のコツです。そして、ルールを決める際は責任者を決めることも重要です。
３．現金実査をする
上記２つができていても、帳簿残高が実際と合っていなければ、管理がされていないことと同じです。
日々、帳簿の残高と実際の手元残高が一致しているか、金種別現金有高表などで確認しましょう。
現金管理を省略するために
現金管理が必要なことはわかっていただけましたでしょうか。
でも、日々業務をこなしていくとそこまで手が回らない。そんな声も良く聞きます。
究極は手元現金をなくすことが管理をしなくて良いことになります。
もちろん飲食店のような日々現金にて売り上げが計上される場合には、０円とすることは困難ですが、売上以外の取引すべてを振り込み又は引き落しにすることにより管理が楽になります。売上金について溜めておかず、口座に入金するルールを作っていきましょう。仮に現金で支払っていた経費については、個人の立て替え又は仮払いとして給料や指定日に精算をします。
ひとつひとつは小さな金額ですが、その小さな現金の管理がとても大事です。
まずは、現金の流れを把握して管理できる体制を整えることから始めましょう。
