マイナンバーの基礎知識③　１日だけのアルバイトでも管理は７年間！

こんにちは。
愛され続けるお店づくりをサポートする税理士の酒井麻子です。

前回はマイナンバーの基礎知識②　会社がやるべきマイナンバーの準備をお伝えしました。
では、実際にマイナンバーを誰から集めて、どうすればいいのか。
今回はそこに焦点をあててお伝えしてきますね。

マイナンバーを集める対象

会社がマイナンバーを集める対象は誰でしょう。

□　お給料の支払いをしている役員、従業員
□　報酬の支払いをしているデザイナー、ライター、カメラマン、士業など
□　不動産のオーナー（個人に限る）
□　配当の支払いをする株主

これらの共通点は１月に法定調書と言われる税務書類を作成するべき個人です。
もちろん、従業員のマイナンバーは社会保険などそのほかにも利用します。

ここで知っておきたいところは、法人であれば大抵は役員に報酬を支払っています。法人である時点でマイナンバーの管理は必須になってきます。

マイナンバーを書類などに利用したらそれで終わりというわけではありません。
税務書類をはじめ、法定書類は保存期間が決められています。その期間はマイナンバーも一緒に保存しておかなければなりません。書類によって保存期間が異なります。

とくに、会社で代表的なものは従業員から回収する「扶養控除等申告書」。
年末調整の際に必要になりますね。もっと言えば、雇用してお給料を払う際に、「甲欄」と言われる一般的な税率を使うときには必ず回収しなければいけない書類です。

この「扶養控除等申告書」は７年間の保存義務があります。つまり、極端なことを言えば１日だけアルバイトにきて辞めていった従業員も対象になるということです。

マイナンバーを利用して、法律上の保管期間を過ぎたらすみやかに処分しなければなりません。それ以上保管しておくのであれば、マイナンバーをわからなくするためにマスキングなどが必要となります。正当な理由なくマイナンバーを持っていてはいけないからです。

マイナンバーの取り扱いは、以前からある個人情報保護法よりも厳しいです。
もちろん罰則も厳しく最高で４年の懲役と２００万円以下の罰金が併科されます。知らなかったでは済まされないため、会社でやるべき準備はしておきましょう。

罰則が厳しいからと怖がっていても始まりません。まず、マイナンバーをどんな場面に使うか知ること。そして、その業務はどのように流れているかフローを確認すること。
これができればマイナンバーの取り扱いを決めるのもスムーズになります。