仕事の予定はスケジュール帳に書いていますか。
カレンダーなども活用していますか。
最近ではネット上のものや、スマホに保存ということもありますね。
スケジュール管理や時間管理は、経営者にはとっても大事な仕事でもあります。
だから、どんな形であれ、スケジュール管理はしていると思います。
実は、スケジュール帳などは、時間管理以外にも大切な役割があります。
スケジュールは経費を証明するためにも必要
スケジュールを見ると、「いつ、どこで、誰と仕事した」ということがわかると思います。
暗号化している方もいるかもしれませんが。
逆に言うとプライベートかということもわかるということですね。
そう、スケジュールを確認すると、仕事かプライベートかがわかるため、その日発生している経費の妥当性が確認できるのです。
出張交通費の内容が妥当か。交際費が発生するのか。
例えば、東京にいるのに、大阪のタクシー代が発生していたり、お友達と会っているだけの日に夕食として交際費が発生していたり。
もちろんすべてがわかるわけではありませんが、わかることも沢山あります
税金面から言うと、海外出張費などの旅費関係はスケジュールを確認して必要経費の金額を計算します。
スケジュールは経費を確認する上で、大切な証拠となるのです。
経費の最大の証拠書類にするためには
上記では、スケジュールと経費の確認のお話をしました。
経費を証明するには、スケジュールはもちろんですが、領収書やレシートなどが最大の証拠書類となりますよね。
でも、領収書やレシートだけでは、何のために支払いをしたのか不明なことも。
経費性を明確にするためにも、領収書などの裏や帳簿などに誰のため、何のためなど記入しておくといいです。
特に、領収書をもらって、但し書きに「お品代」と書いてあるだけだと何に支払ったかわかりません。
飲食も誰と一緒だったか、仕事上必要な飲食だったか不明です。
会社勤めのときの経費精算は、しっかり上記について押さえてから、経費として会社に認めてもらっていたと思います。プライベートなものは認められていないですよね。
起業したということは、自分でそこを線引きして経費性を考える必要があります。
特に、経理をまとめて行っていると、何に使ったか不明になります。
購入した都度メモしておくといいですね。
領収書の保存方法
領収書は貼って保存する方もありますが、どんな方法であれ、帳簿とすぐに照合ができる状態にしておきましょう。
なるべく、帳簿（総勘定元帳など）と決算書・確定申告書と一緒に、領収書や請求書など保存すると、のちのち必要になった時に簡単に取り出せます。
経費は自分なりに簡単に検証可能にしておくと、今後の分析にも、過去の調べものにも便利です。
