エクセルに頼った経理・分析は本当に大丈夫？

こんにちは。
愛され続けるお店づくりをサポートする税理士の酒井麻子です。

経理のコンサルティングを行うと、手書きやエクセルで集計している会社が数多く存在します。
もちろん、悪いというわけではありません。
しかし、本当に自分のお店を含め、経理の仕組みを理解して作られているかが問題です。

ここでは、エクセルで行っていた結果、よくある問題を挙げてみました。

①実際の利益が自分の表と常に一致しない
②時間のロスだけ招いている
③無駄な顧問料を会計事務所に払っている

①実際の利益が自分の表と常に一致しない

自分が把握している仕入や経費だけをエクセル等に打ち込んでいませんか。

現金の流れを把握するために入金や支払いベースで行ったり、現金の伴わない経費を入れなかったり、経費ではないものも支出だからと含めたり。
これでは本来の損益状況はもちろん、手元現金がいくら今後の投資に使えるのか、借入をする必要があるのか、返済能力があるのかが不明です。

つまり、決算までお店の本当の利益がわからなかったり、資金繰り予定に誤りが出てきてしまい経営判断が遅れる原因になります。これは実際の会計データと連動していれば、必ず数字は一致するので、すぐに抜け出せます。

エクセルは得意ですか。

ショートカットキーやピボットテーブルなど使いこなしていますでしょうか。
もし、使いこなしているのであれば大丈夫。
でも、実はちょっと苦手だなという方が陥りやすいのは計算式のズレ。

毎回コピーしているのに、ちょっといつもと違うことをするとたちまちすぐズレてしまう。
自動計算になっているからと油断していませんか。

会計事務所に送られてくるデータでもこのようなミスはよくあります。
もし計算式がズレたら、どこがズレているのか検証してまたやり直さなければいけません。

この時間って、日々の営業で忙しいお店にはとっても無駄な時間ですよね。
最初から計算式がずれない工夫が必要です。

毎日忙しいし、簿記や税金はわからないからと会計ソフト導入を拒んでいませんか。

でも、今作成している自己流分析シートや日報などはそのまま会計データの基礎資料にもなり得る立派なものです。
つまり、そのデータを作らずに同じ内容で会計ソフトに打ち込みをすることができます。

実は会計ソフトへの入力ってそんなに難しいものではないのです。
エクセルに入力している内容に少しルールを覚えればいいだけのもの。
そのルールもお店の現状に合わせて決めてしまえば毎月同じ作業です。

会計データができれば、その正確なデータをもとに加工・分析が可能です。
これで会計事務所へ記帳代行料を経営助言にまわすことができますね。

会計事務所に払う顧問料をもっと有効に使いましょう。
自己流分析のすべてが無駄ではありません。
目的を明確にして、手間になる部分や二重の作業をカットし、お店に役立つ情報をより早くキャッチできるように見直してみて下さいね。

当事務所では、お店に合った経理業務を提案する経理改善コンサルティングや会計ソフト導入サポートを行っています。
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