こんにちは。
愛され続けるお店づくりをサポートする税理士の酒井麻子です。
『どの会計ソフトがいいんですか？』というのが、新規開業などで会計ソフトの導入サポートをしているなかで一番多いご質問です。一概にどれではなく、お店の動きに合わせて提案・設計させて頂いています。
開業したらすぐにお金が動き出しますので、帳簿が必要になります。単純に記録していくだけなら正直どのソフトでも問題ありません。でも、使いやすい、見やすい、楽できるなどはお店によって違いますので、お店にあったものを使うことがお勧めです。
会計ソフトを使用する環境
会計ソフトの入力、分析はいつ、どこで、だれがどの端末で行いますか。
まずは環境を整理してみましょう。
いつ？
- 営業前
- お店の営業中（休憩時間）
- 営業終了後
- 定休日
- 不特定（すき間時間）
どこで
- オーナーの自宅
- 店舗併設の控室や事務所
- 本社事務所
- 不特定（すき間時間）
誰が
- オーナー
- 経理担当
- オーナーの家族
どのように
- 固定の経理用パソコンにて入力
- どの端末でもいつでも入力できる
- ＭａｃやｉＰａｄ・タブレットなどで入力
データの管理
せっかく作った帳簿のデータが飛んでしまったりしては大変です。
最近はクラウド会計も普及してきているため、データ管理がクラウド上でできるようになりました。パソコンの破損や交換に備えてデータ管理についても考えておきましょう。
ダウンロード（インストール）型会計ソフト
従来のスタンドアロン方式による会計ソフトです。（弥生会計・会計王・勘定奉行など）
パソコンにバックアップが保存されるため、別のハードディスクなどにバックアップを残しておく必要があります。
また、現在では保守契約により専用のクラウドサーバーにデータを保存できる会社もあります。
クラウド会計ソフト
クラウドサーバーにアクセスしながら操作をする会計ソフトです。すべてインターネット上で行うため個別のパソコンにはデータを残していません。使用している会社がデータ管理をしています。
売上管理との連動
カフェの経営はほかの会社と異なり毎日売上が現金で入ってきます。そのほかにも日々の天候や環境により売上が変わるっため売上管理がとても大事になってきます。会計ソフトもこの毎日の売上管理と合わせて考えましょう。
POSレジを導入する
会計ソフトと連携できるPOSレジの場合には、連携できる会計ソフトが賢い選び方です。POSレジの会社を確認しましょう。
日報ソフトを利用する
会計ソフトと連動できる日報ソフトを利用するならPOSレジ同様に連動できるソフトを選びましょう。
エクセルや手書きで管理
日々の予算達成率などを確認できるソフトがお勧めです。月締めではなく日締めを意識しましょう。
機能で選ぶ
会計ソフトの基本的な機能はほとんど変わりありませんが、ソフトやグレードによって少しずつオプションが異なります。
主なものとして次のような機能があります。
- 部門別管理ができる
- レシートをスキャンしたものを自動で読み込む
- 請求書が発行でき、回収管理までできる
- 固定資産管理ができる
- 予算管理ができる
- 科目設計の自由度が高い
- 銀行やクレジットカードと連動できる（最近では主流ですが範囲が異なる） など
会計事務所との連動
会計事務所と契約をするときには、会計事務所が使用しているソフトを使うことがお勧めです。なぜなら会計事務所が扱いに慣れているからです。
そして、会計事務所といつでもデータ共有できる状態にあることで業績把握はもちろんわからないこともすぐに聞くことができます。無駄なやりとりを省くことができるので忙しいオーナーは会計事務所と合わせましょう。いくつか取扱いがあればそのなかから合うものを選ぶといいです。
市販されている多くの会計ソフトは無料お試しなどがありますので実際に触ってみることもできます。
