マイナンバーの準備編②　マイナンバーを預かるタイミング

こんにちは。
愛され続けるお店づくりをサポートする税理士の酒井麻子です。

マイナンバーは平成２７年１０月から、日本に住民票がある人に対して送付されます。
届き次第、企業はマイナンバーの収集ができることになっていますが、順次集めるのではなくルールを決めておきましょう。
また、マイナンバーを預かる際は本人確認する必要もあるので忘れずにしましょう。

既存の従業員について

すでに働いている従業員の方々について、最初に預かるタイミングは今年の年末調整のときがあります。

多くは今年の年末調整に合わせて、来年用の「扶養控除等申告書」を集めるかと思います。この来年用、つまり平成２８年分の「扶養控除等申告書」にはマイナンバーの記載欄が追加されます。

ほかのタイミングを作るよりここでまとめてマイナンバーの回収と本人確認をすると一度で終了します。しかし、実際に使うのは２７年の年末調整ではありません。
従業員の変動が少ないのであれば焦って集めず、来年に繰り越しても問題ありません。
この場合には、集め漏れのないように収集時期を考えておきましょう。

なお、扶養控除等申告書には、従業員の扶養親族に関するマイナンバーはもちろん、給料を支払う自社又は自身のマイナンバーも記載することになります。

来年度以降の新入社員について、いつの時点でマイナンバーを預かるかも決めておく必要があります。
入社時に預かるのであれば、入社時提出書類に追加しなければいけません。
就業規則などがある会社は規則の見直しを今年中にすることをお勧めします。

支払調書を発行する相手からもマイナンバーを受領し、本人確認する必要があります。不動産オーナーは物件の契約時が良いタイミングですね。契約後ほとんど会わないという場合もあるでしょう。

報酬の支払先については、契約書を交わさないで外注をするケースも多々あると思います。契約時に受け取るか、使用するタイミングで受け取るかを統一しておくと忘れることが少なくなります。

なお、報酬の支払先も、不動産オーナーもマイナンバーを使用するタイミングは同じです。仕事をしてもらった、支払いをした翌年１月に発行する支払調書に使用します。
よって契約した年の年末までには収集と本人確認をしましょう。