こんにちは。
愛され続けるお店づくりをサポートする税理士の酒井麻子です。
便利な世の中になっていても経理というのは細かいもの。それは経理が悪いのではなく、事業活動の実態を伴う必要があるからです。経理は事業活動に沿って数字というものに変換されていきます。
と、小難しい話はおいておきまして、便利なものの１つとしてSuicaなどの電子マネーがあります。
Suicaのチャージは経費にならない
Suicaはとっても便利で毎回切符を買って電車に乗るという手間がなくなりました。では、チャージで何を買っているか。それは、電子マネーです。
つまり、現金を違うかたちのお金に変えただけです。わかりやすいところだと銀行預金と似ています。現金を預けてそこから振り込む=支払うことと同じです。引き出しはできませんが、解約すれば現金が戻ってきます。
よって、チャージした時点ではモノや情報、サービスなどに変換されていないのです。サービスに変換されるとき=電車に乗ったときに経費として認識されます。
領収書だけでは足りない
Suicaをチャージしたときは履歴明細を券売機で取得しましょう。カードリーダーをお持ちの方はパソコンで明細を出すといいでしょう。
いつどこに行ったかがわかるようにしておくことが大切です。できれば仕事用の交通費だけにしておくとわかりやすいです。
難しいようでしたら、チャージを優先せず、交通費精算書を作成することをお勧めします。
経費にするための経理処理
先に述べたように、チャージを使ったときが費用になります。このため、経理処理はつぎのように行います。
原則的な処理
チャージ
(借方)預け金 (貸方)現金
乗車時
(借方)旅費交通費 (貸方)預け金
期末
処理なし
チャージ残高=預け金となる
簡単な処理
チャージ
(借方)旅費交通費 (貸方)現金
乗車時
処理なし
期末
(借方)預け金 (貸方)旅費交通費
この場合は完全に交通費のみに使用するようにしましょう。そして、どちらにしても履歴明細の保存は欠かせません。
会計とSuicaを連携する
Freeeなどのクラウド会計を利用している場合、一部の電子マネーを同期することができ、明細単位で簡単に把握することができます。
精算書を作る手間もなくなるのでとても便利です。
モバイルSuicaやスマートICOCAがおすすめです。
また、クレジットカードのオートチャージ機能を使うと現金管理も減るため事務負担が軽減されます。
